クラウドストレージ『box』により、データを一元管理へ。
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管理部│柳原 一寿 様 -
株式会社三城 建設ソリューション課│山田 清志 -
株式会社三城 カスタマーサポート課│堀川 智博
- Q .今回導入されたクラウドストレージ*『box』（以下box）を、いつ頃からご検討されておりましたか。
box導入前の社内状況･課題を教えてください。 - A .私が4年半前に入社した当時は社内にサーバーがありませんでしたので、いつかのタイミングで導入しなければならないと考えていました。当時はデータを共有して確認する手段がなく、すべて個別のPCに保管されており、各々がUSBでデータ移動･変更をしていたので会社としての統制が取れていない状態でした。そのため、まずは先にグループウェア*を導入した方が良いと判断して三城さんにお願いをしましたので、その後にboxを本格的に検討し始めました。
以前は個別のPCで各々が独自の管理･使い方をしておりましたので、誰かが休んでしまうとデータを探すのが非常に困難でした。現場の社員はハードディスクを何個も所有しており、本来は1個だけで良いのですが壊れやすいのでデータをバックアップとして取っていました。また現場の所長がハードディスクを自宅に持って帰るケースもあり、所長同士でデータのやり取りをする際は片方の現場へ届けに行ってデータを渡していました。現場ではリンクステーション*を利用して共有できるようになっていましたが、あくまで現場内のみになりますので、本社にいる社員との連携は取れておりませんでした。すべて書類でやり取りをしており、データを渡す度に誰かが移動していたため、時間が掛かり生産性が落ちていたと思います。私が入社する前ですが、データを移動する際にUSBを使用しており、ウイルス感染でPCが使えなくなってしまったこともあったようです。
初心者でも扱いやすく、容量無制限が魅力的。
- Q .他社と比較をして、この度三城にご依頼して頂いた決め手（ポイント）は何でしょうか。
box導入時の問題点（課題）は御座いましたか。 - A .現場では多くの写真を使用するのですが、すべてのデータを合計すると容量が何TBにもなります。オンプレミス*のサーバーになると費用が一千万円の単位になってしまいますし、クラウドサービスは容量･プランによって価格が変わってくるので悩んでいました。今回ご提案いただいたboxは容量無制限のため、容量を使用していくごとにサーバー増設や、今後の管理方法を考える必要がないのが一番良い部分だと思っています。現場でも容量を心配せずに保存することができますし、あとは三城さんの堀川さんがサポートしてくれているのが大きいのかなと思います。サポート料金が他社さんと比べても安いですし、サポートのレスポンスも早くやってくださっているので非常に助かっています。三城さんの良いところは、こちらの課題を伝えるとそれに対してどのような商品だったら良いかを色々考えてくれて、単に「このような商品はどうですか？」ではなく、しっかりこちらの課題に向き合って対応してくれるのがすごく良いところだと思っています。
弊社は年齢層が高く、PCが得意な社員はほとんどおりませんので、苦手な方々にboxが難しくないことをどのように伝えていくかが一番の課題でした。あとはフォルダ内を共有して使用するため、誤ってデータを削除してしまった時の対応がすごく心配でしたが、boxの場合は削除履歴を50世代前まで戻すことができます。管理者は過去に削除したデータや、誰が削除したのかということもすべて確認ができますので、誤って削除してもファイルが無くならずに履歴で残っているという部分が非常に良いと思いました。またbox drive*は、インターネット上にID･PWを毎回入力してログイン…という作業は必要なく、普段自分が使っているマイドキュメント同様に使用ができるので、初心者の方でも非常に使いやすいと思います。また建設業は図面を扱う量がものすごく多く、大容量のデータを送る場合はメールだと送りきれないため、以前までは目的地にデータを渡しに行っていました。boxの場合、クラウド上にあるデータの保管先を共有リンクにしてメールへ貼り、相手に通常メールで大容量の図面データを送付することができますので非常に助かっています。初回は三城さんにお願いして社内向け講習会を開いていただき、boxが難しいものではないことを理解してもらえて進められたのかなと思います。
*オンプレミス…情報システムを自分たちが管理する施設内に設置して運用すること（いわゆる自社運用）
*box drive…クラウド上のファイルをデスクトップで使用することが可能
ペーパーレス化･移動時間削減･テレワーク推進により、生産性の向上へ。
- Q .box導入後、社内でどのような変化が御座いましたか。社員からの反応はいかがでしたか。
- A .以前までは何か一つの成果を上げるまでに、同じことを何回も繰り返していました。現在はデータをboxのファイル上で共有することにより、紙を何度も印刷するような作業が減りました。現場の方では、データをハードディスク内にバックアップとして保存しなくてもよくなったことが非常に大きいです。以前は本社の社員が現場に一回行き、作業をした後にまた本社へ戻ってきて…という往復時間に無駄がありましたが、現在は一つの現場で完結できています。常にboxで進捗状況を確認することができ、移動しなくて済むところが非常に良いですね。
まだ全員には聞けていないのですが、現在はデータを無制限に保管することができますので、これから徐々に反応がわかると思います。以前まではハードディスクのデータ容量に不安がありましたが、box内にすべて保管しておけば安心ということが浸透すれば良い評価になると思います。もちろんそれが当たり前になってくれれば一番良いですし、あまり悪い評判が無ければそれは良いことなのかなと考えていますね。
当時は個別のPCで各々がデータを保管していたので、周りに見られることを考えていない人が多かったですね。ちなみにboxは個別で5GBまで個人データを保管できるフォルダがあり、個別で管理したいものはそのフォルダへ保管する運用を念の為しておりますので、今後ハードディスクの使用は減っていくと思います。現場が動き始めた当初からboxを導入していれば良かったのですが、どうしても途中からとなると初回の導入にすごく時間がかかってしまいます。現場が終わった段階で導入するかはまだ不明ですが、これからの現場は基本的にbox運用になっていくと思います。またboxにすることによって自宅でも作業が出来ますし、テレワークにも対応することができました。導入するタイミングがちょっと遅かったのかもしれないですが…今年の緊急事態宣言などには対応ができました。
想像していない視点で、新たな課題解決の発想を与えてくれる。
- Q .boxを、今後どのように活用していきたいですか。また三城に求めることは何ですか。
- A .今後はboxをバックアップとして使うのではなく、メインとして使っていきたいです。個別のPCでは基本的にデータを保管しないスタイルにどんどん移行していきたいと思っています。あとは極力、ペーパーレス化を進めることですね。
こちらの課題を三城さんに伝えると、それに対して社内で深く吟味してもらって、的確な提案をしてくれるのが一番ありがたく思っています。あとは私や他社が想定していない視点からアドバイスをしてくれるので、新たな発想を与えてくれることにすごく助かっています。今後というより、すでに今までもしてくれていますので新たに何かを求めるということは現状無いですね。
